Votre solde bancaire ne montre pas directement le chiffre d’affaires. Un prestataire peut réunir commandes, remboursements et frais dans un virement. Construisez une chaîne traçable entre commande, facture, transaction et banque. Cet article concerne une entreprise néerlandaise ; la fiscalité dépend de votre situation.
Créer un dossier contrôlable
Choisissez une commande et rassemblez facture, transaction du prestataire, détail du versement et ligne bancaire. Utilisez des numéros reconnaissables et vérifiez le lien entre chaque pièce. Appliquez la même structure à un avoir. Testez ainsi votre comptabilité néerlandaise avant d’automatiser de plus gros volumes.
Que faut-il enregistrer ?
Réunissez ventes, avoirs, achats, relevés prestataire, écritures bancaires et mouvements de stock. Notez le motif des remises ou remboursements. Suivez les heures si elles comptent fiscalement. Vérifiez votre avis pour la période TVA ; le trimestre n’est pas universel.
Contrôler une vraie facture
Vérifiez les mentions selon l’administration fiscale : notamment parties, date, numéro séquentiel unique, livraison et détail TVA. Obligations et exceptions dépendent en partie du client et de l’opération. Testez vente normale, remise, client professionnel et remboursement. Les factures automatiques nécessitent de bons réglages.
Séparer chiffre d’affaires, TVA et encaissement
Exemple néerlandais fictif à 21% de TVA : le client paie €121, dont €100 de chiffre d’affaires et €21 de TVA. Un remboursement de €24,20 annule €20 de chiffre d’affaires et €4,20 de TVA. Si le prestataire retient €2, le virement est €94,80 : €121 − €24,20 − €2. Ce montant n’est pas le chiffre d’affaires. Utilisez la vraie facture prestataire pour la TVA des frais.
Rapprocher les virements chaque semaine
Un paiement du vendredi peut entrer dans un versement ultérieur. Notez par lot le solde initial chez le prestataire, paiements, remboursements, frais, versement et solde final. Justifiez les montants ouverts par des références. Un décalage de date n’est pas automatiquement une charge et ne change pas automatiquement la date du chiffre d’affaires de la vente.
Charges, heures et statut fiscal
Immatriculation KVK, statut TVA et statut d’entrepreneur à l’impôt sur le revenu sont distincts. Les déductions ont leurs conditions. Les relevés d’heures sont des preuves, pas un droit automatique. Demandez conseil pour emploi salarié parallèle, ventes internationales ou usage mixte privé/professionnel.
Conserver sept ou parfois dix ans
Les factures se conservent généralement sept ans ; celles d’immobilier dix ans. Les livraisons et services relevant des régimes de l’Union ou d’importation du guichet unique exigent aussi dix ans. Gardez les factures numériques numériquement et l’archive accessible. Appliquez les règles pertinentes aux autres données et exceptions.
Éviter les erreurs répétées
Ne comptabilisez pas un virement net comme ventes brutes, ne supprimez pas une mauvaise facture sans piste d’audit et n’oubliez pas l’avoir d’un remboursement. Vérifiez aussi les frontières mensuelles et annuelles : vente, paiement et virement peuvent avoir des dates différentes.
Questions fréquentes
Tout conserver sept ans ? Non, parfois davantage. Une intégration suffit-elle ? Testez correspondances, TVA et exhaustivité pendant une période d’essai. Faut-il déclarer au trimestre ? Suivez vos obligations. Combien de TVA réserver ? Utilisez comptabilité et déductions prévues, pas le solde bancaire.
Un rythme mensuel réalisable
Vérifiez chaque semaine virements et pièces manquantes. Rapprochez chaque mois banque, prestataire et stock. Avant chaque déclaration, contrôlez taux, corrections et opérations transfrontalières. Voir aussi la TVA de votre boutique.
Sources et contrôles
Sources primaires vérifiées le 26 octobre 2026 : Belastingdienst : comptabilité; Belastingdienst : conservation des factures; Belastingdienst : mentions des factures.
