Voorraadbeheer voor je webshop: zo houd je overzicht

Een product verkopen dat je niet meer op voorraad hebt — er is weinig zo gênant en klantonvriendelijk. Tegelijk wil je ook geen kapitaal vastzetten in dozen die maandenlang blijven liggen. Goed voorraadbeheer voorkomt allebei, en het hoeft als starter niet ingewikkeld te zijn. Deze gids laat zien hoe je grip houdt, ook als je via meerdere kanalen verkoopt.

Waarom voorraadbeheer ertoe doet

• Geen nee-verkopen — je verkoopt niet wat er niet is, en stelt klanten niet teleur.
• Minder dood kapitaal — je ziet wat blijft liggen en kunt bijsturen met een actie of stoppen met inkopen.
• Betere inkoop — je weet hoe snel iets loopt en bestelt op tijd de juiste hoeveelheid.
• Tijdwinst — automatische tellingen schelen handmatig bijhouden en fouten.

Voorraad is letterlijk geld dat in je schappen ligt. Grip houden op die voorraad is grip houden op je cashflow.

Houd voorraad bij per variant

Verkoop je producten in maten, kleuren of smaken, beheer dan de voorraad per variant — niet per product. Anders verkoop je maat 17 terwijl alleen maat 16 nog op voorraad is.

Een product met één uitverkochte variant blijft zo gewoon verkoopbaar in de maten die er wél zijn — je verliest geen verkopen en stelt niemand teleur.

Eén voorraad over al je kanalen

Verkoop je ook op een markt, via social of in een fysieke winkel, dan moet je voorraad over alle kanalen kloppen. Eén centrale voorraad die automatisch afboekt bij elke verkoop voorkomt dat je hetzelfde item twee keer verkoopt. Verkoop je ook aan de toonbank, lees dan verkoop in je winkel én online. Niets is vervelender dan een online bestelling die je niet kunt leveren omdat je het laatste exemplaar net in de winkel verkocht.

Signalen en op tijd bijbestellen

Stel een lage-voorraad-signaal in, zodat je op tijd bijbestelt en niet plots zonder zit. Houd per product bij hoe snel het loopt; dan weet je hoeveel je moet inkopen en op welk moment. Reken daarbij je levertijd mee: bestelt je leverancier er twee weken over, dan moet je signaal ruim vóór nul staan. Begin simpel: een drempel per product is genoeg. Hoe je slim inkoopt, lees je in producten inkopen voor je webshop.

Dood kapitaal: wat blijft liggen

Niet alles loopt. Houd in de gaten welke producten al lang stilstaan — dat is geld dat niet werkt. Zet zulke artikelen in een actie, bundel ze, of stop met bijbestellen. Door dit periodiek te bekijken houd je je voorraad gezond en je werkkapitaal vrij voor producten die wél verkopen.

Tel af en toe je voorraad

Hoe goed je systeem ook is, in de praktijk sluipen er verschillen in (breuk, retouren, fouten). Tel daarom periodiek je fysieke voorraad en corrigeer waar nodig, zodat je systeem blijft kloppen. Bij een kleine webshop is een keer per kwartaal vaak genoeg.

Start klein, automatiseer daarna

Met een handvol producten kun je prima starten met een eenvoudig overzicht. Groei je, dan loont een platform dat voorraad per variant bijhoudt, automatisch afboekt over al je kanalen en je waarschuwt bij lage voorraad — zodat je er steeds minder naar omkijkt. Voor de zakelijke kant zie de beste webshop voor zzp’ers.

Veelgemaakte fouten

• Voorraad per product bijhouden in plaats van per variant.
• Geen lage-voorraad-signaal, en zo onverwacht uitverkocht raken.
• De levertijd van je leverancier niet meerekenen bij bijbestellen.
• Dood kapitaal laten liggen zonder in te grijpen.

Veelgestelde vragen

Aan de slag

Zet je voorraad per variant op en stel voor je hardlopers een lage-voorraad-signaal in, met de levertijd meegerekend. Verkoop je via meerdere kanalen, kies dan één centrale voorraad. Begin je nog bij nul, dan helpt het stappenplan om een webshop te beginnen je op weg.